COACH #4: Tips Singkat Menjadi Sang pelatih…

Menjadi pendengar yang baik:

Pendengaran yang terfocus, Mendapatkan pemahaman, Tanpa adanya penyelaan komunikasi.

♔ Persiapkan segala sesuatunya dengan baik

♔ Jagalah kontak mata dan perhatian

♔ Bersabar dan mencari tahu (bukan sok tahu)

♔ Terima, renungkan dan analisa

♔ Sampaikan pendapat dari sudut pandang berbeda

Sikap dalam bertanya:

♔ Pertanyaan terbuka

♔ Telitilah sebelum emosi

♔ Gunakan kata dan gaya yang sama

♔ Libatkan dan gairahkan

♔ Beri waktu untuk berfikir

Pelatih dalam berbahasa:

v Bila itu tidak rusak, jangan diperbaiki

v Bila itu rusak, biarkan mereka perbaiki

v Bila mereka tidak dapat memperbaiki, perbaikilah bersama mereka

♔ Jelas dan mudah dimengerti

♔ Hindari kalimat klise

♔ Jangan rasis atau makian

♔ Jadilah diri sendiri (tidak meniru)

♔ Satu artian makna, satu pemahaman

Cermat dalam memimpin:

♔ Tegas

♔ Beralasan

♔ Cermat

♔ Bertanggung jawab

♔ Tidak bertele-tele dan memakan waktu

Bila dalam keadaan Emosi, tindakannya adalah:

♔ Bukan karena dendam

♔ Keluarkan amarah dengan benar:

♕ Tenangkan diri

♕ Menyingkirlah untuk sementara

♕ Lakukan hal-hal yang positif

♔ Dalam kerangka kerja bukan personal

♔ Kemukakan dengan benar

♕ Beralasan

♕ Jelas dan tegas

♕ Solusi kedepan

COACH #3: MENYAMBUT KELUHAN

Adakah seorang yang senang menerima kritik? Keluhan?

Sebagai PELATIH dan Pemimpin, inilah saatnya Anda diuji. Benarkah Anda seorang Pelatih Sejati?

Sambutlah keluhan itu dengan ucapan ”TERIMA KASIH” dan buanglah jauh-jauh kesan bahwa Anda menghakimi mereka yang datang sebagai PENGELUH. Hindarkan prasangka negatif, untuk mengundang hal-hal positif yang Anda nantikan.

Ada 2 tipe keadaan yang mungkin Anda juga pernah hadapi:

o Keadaan pertama adalah sering kali mereka datang kepada Anda untuk ’CURHAT’. Namun apa coba reaksinya mereka bila Anda buka dengan pertanyaan:

”Apa keluhan yang kamu hadapi?” atau ”Ada apa dengan mu?”

Maka respon yang akan Anda dapat adalah ’DEFENSIF”

o Keadaan kedua bila keluhan itu didengar, kemudian melangkah maju ketahap tanggapan Anda atau Saran telah Anda berikan, apa yang berikutnya Anda hadapi? Coba Anda ingat? Sering kali yang muncul dari mulut Mereka adalah ”Iya.. tetapi... kan...” atau ”Waduh.. kalau itu.. sih...? Mereka terkadang belum tentu siap menerima saran Anda. Atau mungkin mereka hanya sekedar bercerita tanpa memerlukan tanggapan atau saran.

Apa yang penilaian Anda terhadap kondisi seperti ini:

”Pak, Saya datang kesini ingin membicarakan Surat Tugas yang Perusahaan berikan kepada saya.”

Kemudian Anda coba tanyakan kepada Mereka, begini: ”Memang ada yang salah dengan surat tugas tersebut?”

Apa kira-kira respon yang mungkin muncul? Dan apa penilaian Anda ?

Kemungkinan #1:

”Ini menantang pak. Saya menerimanya dengan penuh semangat”.

Bila yang muncul respon seperti ini, tentu bukan menjadi masalah. Bahkan menjadi peluang lebih bagus buat kedua belah pihak. Inilah saatnya Anda meledakan ‘BOM’ kefantastikan bagi pencapaian esok.

Kemungkinan #2:

“Saya tidak paham, apa sebenarnya maksudnya perusahaan ini menugaskan saya seperti itu?

Apa reaksi Anda? Apakah ini disebut penolakan? Belum tentu. Mungkin mereka benar-benar menginginkan pejelasan dan latar belakang yang lebih jelas, sekali gus perlunya gambaran bagi pengembangan kedepan (untuk keuntungannya). Disinilah tugas Sang Pelatih untuk menjelaskan dengan baik, apa keuntungan dan perannya bagi kebaikan dan pencapaian yang fantastic esok hari.

Kemungkian #3:

“Saya tidak mampu pak, bila itu Perusahaan bebankan kepada saya”

Apa respon Anda? Apakah ini Keluhan atau Permohonan?

Perlu Anda selidiki. Dalami.. Mana yang benar...? Kemudian lakukanlah pendekatan, carilah akar masalahnya, kemudian selesaikan.

Kemungkinan #4:

”Saya tidak menyukai penugasan ini, dan saya akan mengajukan penolakan”

Untuk yang satu ini, Anda lebih baik menarik nafas panjang agar berkah kesabaran datang buat Anda. Cobalah lebih pelan dan bersahabat. Cari tahu apa yang bisa Anda lakukan? Sang Pelatih selalu bisa menjadi Sahabat dan Penolong.

Keluhan dapat saja menjadi kepusingan tersendiri, namun akan menjadi peluang bagi pribadi yang selalu berfikir positif dan solutif.

Lakukanlah pendekatan dan pelatihan satu lawan satu.

1. Tetapkan tujuan yang jelas
2. Tetapkan aturan-aturan dasar yang tegas dan jelas
3. Fokus

Rumuskan setiap masalah dengan jelas dan ketahui apa yang menjadi akar masalah. Analisa, kembangkan dengan mencari sumber data dan fakta bagi solusi yang lebih baik. Tanganilah satu masalah pada satu saat.

Hargailah setiap perbedaan. Sebab bila ditelisik lebih dalam, mungkin akan ditemukan kesamaan dalam tujuan. Lebih baik memiliki kolega atau teman kerja yang efektif, kreatif dan kompeten dibanding dengan sekumpulan budak.

”Persentase kesalahan dalam pembuatan keputusan secara cepat ternyata tidak lebih besar dibanding dengan kebimbangan yang berlangsung lama, serta pengaruh dari ketegasan yang membuat hal-hal dapat berjalan dan keyakinan yang ditimbulkan”

COACH #2: BANGKITKAN MOTIVASI & AJARI MEMBUAT KEPUTUSAN

Tiga kekuatan besar yang membangun Motivasi :

1. Kebutuhan untuk mencapai sesuatu

Bantulah para pekerja untuk meningkatkan kompetensi mereka dan bimbinglah mereka untuk mencapai tingkat berikutnya.

2. Hasrat untuk belajar

Hasrat untuk maju dengan cara belajar menjadi lebih baik akan membuat tahap pembelajaran berhasil. Ciptakan suasana itu!

3. Keinginan untuk berkontribusi

Berikan peran yang berarti untuk mewujudkan hasil. Biarkan mandiri. Mereka memerlukan waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Biarkan mereka mengerjakan pekerjaan mereka, tumbuhkan rasa tanggung jawab. Sesuaikan tugas dengan kemampuan mereka. Berfokuslah atas hasil dan proses. Lakukan tinjauan dengan seksama, tegas dan disiplin (jadwal waktu yang tetap dan tepat).

Berikan tantangan dan sumber daya yang diperlukan kepada staff Anda, selain itu berikan juga sasaran yang dirumuskan dengan jelas kemudian Anda dapat meninggalkan mereka. Anda tidak perlu lagi mengajar mereka, tetapi mereka pasti akan belajar.

Anda adalah Atasan, Manajer, Pimpinan atau Boss.

Andalah yang harus memutuskan permasalahan yang ada.

Bila Anda ingin meminta pendapat atau masukan dari para staff Anda, lakukan:

1) Tujukan rasa hormat Anda

2) Tujukan bahwa Anda tidak menguasai dan memiliki semua kemampuan itu

3) Dengarkanlah dengan baik dan menyimaknya

4) Terbukalah terhadap masukan yang bernilai tambah. Hargai dan nilailah pendapatnya bukan orangnya

5) Terimalah gagasan yang baik dengan bersungguh-sungguh

6) Bicarakanlah sebelum dengan mereka SEBELUM Anda memutuskan

Anda mungkin terkesan membuang-buang waktu, namun sebenarnya inilah INVESTASI Anda untuk esok hari.

COACH #1: PELATIH SEJATI

Pelatihan sejati hanya terjadi pada seorang pemain saja pada suatu waktu tertentu. Lupakan ceramah berapi-api yang terjadi di ruang ganti pakaian (atau pertemuan bisnis setara dengan ‘pertemuan motivasional’). Itu bukan tempat sebenarnya untuk sebuah pelatihan. Pelatihan Anda yang paling efektif adalah pelatihan satu lawan satu, bertatap muka – tanpa pernah meninggikan nada suara Anda.

Sasaran dari petahian ini adalah bukan sekedar membantu para pekerja mencapai sasaran tertentu. Sebuah kesuksesan akan memunculkan kesuksesan lainnya dan menanamkan rasa percaya diri yang akan membawa pada tingkat kinerja dan produktivitas tinggi pada setiap tugas.

Tugas PELATIH bukanlah untuk mengoreksi kesalahan, menemukan kesalahan atau menyalahkan. Pekerjaan PELATIH adalah mencapai sasaran produktivitas dengan cara melatih seorang staf untuk mencapai PUNCAK kinerja.

Untuk memimpin mereka Anda harus melayani mereka dan mengatisipasi kebutuhan-kebutuhan mereka.

Pelatih bersikap Santun, Positif, Antusias, Suportif, dapat dipercaya, dihormati dan sabar.

KEPERCAYAAN. Anda tidak akan mempekerjakan para pekerja (staff, karyawan) apabila Anda tidak mau mempercayai mereka. Pada umumnya manusia itu bersungguh-sungguh dan jujur; mereka ingin melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Katakana pa yang harus mereka kerjakan, kemudian tinggalkan mereka dan biarkan mereka mengerjakannya.

3 Kunci menjadi PELATIH yang efektif:

1. Ambilah tanggung jawab

Mempercayai dan menghormati bukan berarti melepaskan kendali, sebagai seorang Manajer sekaligus sebagai Pemimpin.

2. Bersikaplah tegas

Carilah HASIL dan bukannya PEMBENARAN atau ALASAN. Tegas dan Teguh, pastikan Anda berkata ’YA’ pada YA dan ’TIDAK’ pada yang TIDAK.

3. Bekerjalah bersama mereka dan bukan diatas mereka

Apabila pekerja bekerja dan menghasilkan sesuatu yang baik, Anda juga akan bekerja dengan baik. Mengerjakan hal yang sama untuk sasaran yang sama.

Belajarlah dengan cara melakukan SATU JENIS PEKERJAAN SETIAP SAAT, FOCUS dan TENAGAI dengan semangat dan antusias.

HOT TIPS Wawancara #4: 33 SARAN Sukses Dalam Wawancara

33 Saran Dalam Menghadapi Wawancara Kerja

1. Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara
2. Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai, maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi
3. Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan pewawancara
4. Usahakan untuk tiba 10 (sepuluh) menit lebih awal, jika terpaksa terlambat karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu perusahaan (pewawancara)
5. Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah
6. Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi
7. Ucapkan salam (selamat pagi/siang/sore) kepada para pewawancara dan jika harus berjabat tangan, jabatlah dengan erat (tidak terlalu keras namun lemas)
8. Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk
9. Duduk dengan posisi yang tegak dan seimbang
10. Persiapkan surat lamaran dan CV anda
11. Ingat dengan baik nama pewawancara
12. Lakukan kontak mata dengan pewawancara
13. Tetap focus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara
14. Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan yang dilamar dan pada perusahaan
15. bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul; kecuali anda diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut
16. Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih
17. Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi
18. Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa yang bisa diberikan oleh perusahaan kepada anda
19. Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara
20. Ajukan beberapa pertanyaan bermutu di seputar pekerjaan anda dan bisnis perusahaan secara umum
21. Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar oleh pewawancara
22. Jangan membuat lelucon/berusaha melucu
23. Jangan menjawab sekedarnya saja, seperti “ya” atau “tidak” atau “tidak tahu” atau “entahlah”
24. Jangan terlalu lama berpikir setiap kali menjawab
25. Jangan sekali-kali mengalihkan topic pembicaraan ke hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan
26. Jangan merokok, mengunyah permen atau meludah selama wawancara
27. Jangan memberikan jawaban palsu, berbohong atau memanipulasi data
28. Jangan menyalahkan mantan atasan, mantan rekan kerja atu perusahaan yang lama (jangan menjelek-jelekan tempat kerja yang lama)
29. Jangan menanyakan gaji dan fasilitas yang diterima pada saat wawancara seleksi dimana anda belum tahu kemungkinan anda akan diterima atau tidak
30. Jangan memperlihatkan rasa putus asa anda dengan menunjukkan bahwa anda mau bekerja untuk bidang apa saja dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan tersebut
31. Jangan menelpon atau menerima telpon, atau membaca buku selama wawancara (sebaiknya handphone dimatikan sewaktu wawancara)
32. Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya
33. Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada anda

HOT TIPS Wawancara #3: MENJAWAB dan BERTANYA

Menangani Pertanyaan Bersifat Pribadi

• Pelamar bisa mengklarifikasi kepada penyanya apa relevansi pertanyaan yang diajukan dengan jabatan yang dilamar sehingga penanya dapat menjelaskan lebih jauh hubungannya dengan pekerjaan, lalu berikan jawaban yang tepat.
• Pelamar dapat menjawab langsung secara diplomatis dengan kesadaran penuh bahwa pertanyaan tersebut memang tidak memiliki hubungan langsung dengan pekerjaan/jabatan yang dilamar.
• Pelamar bisa juga menolak untuk menjawab pertanyaan tersebut jika dirasa sangat mengganggu privasi pelamar. Jika hal ini terpaksa dilakukan, maka harus dilakukan dengan cara-cara halus dan diplomatis sehingga recruiter tidak merasa dilecehkan karena dianggap telah memberikan pertanyaan yang keliru.

Menangani Pertanyaan Jebakan

• Mengapa anda berhenti dari perusahaan yang lalu?
• Apakah yang menjadi kelemahan anda?
• Apakah anda sudah mempunyai pacar? Apakah ada niat menikah dalam waktu dekat?

Pertanyaan Umpan Balik Calon Karyawan Kepada Rekruter

• Apa yang diharapkan dari saya jika saya diterima untuk jabatan ini?
• Menurut pengalaman disini, apa yang merupakan tantangan terbesar bagi pemegang jabatan ini?
• Apakah ada pelatihan (internal maupun eksternal) yang dapat membantu saya untuk lebih berperan jika saya diterima bekerja di perusahaan ini?
• Adakah ada hal-hal khusus di luat uraian jabatan yang harus saya selesaikan dalam waktu tertentu?

Faktor-faktor Negatif Dalam Wawancara Kerja

• Penampilan diri yang terlihat tidak professional (dandan menor, pakaian yang tidak enak dilihat, tidak rapi, dan tidak sesuai suasana)
• Bersikap angkuh, defensive atau agresif
• Ogah-ogahan (tidak terlihat antusias atau tertarik dengan materi pembicaraan yang diajukan pewawancara)
• Gugup
• Sangat menekankan pada kompensasi yang akan diterima
• Selalu berusahan mencari-cari alasan atas setiap kegagalan yang pernah dialami di masa lalu
• Tidak bisa berdiplomasi, tidak matang dan kurang bisa bersopan santun
• Menyalahkan perusahaan atau bekas atasan dimasa lalu, atau mengeluhkan perubahan teknologi yang cepat
• Tidak bisa focus dalam menjawab pertanyaan atau pembicaraan pewawancara
• Gagal memberikan pertanyaan kepada pewawancara
• Berulang kali bertanya: “Apa yang dapat diberikan perusahaan kepada saya kalau saya melakukan……?”
• Kurang persiapan: gagal memperolah informasi penting seputar perusahaan, gagal menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara dan tidak bisa mengajukan pertanyaan bermutu kepada pewawancara

HOT TIPS Wawancara #2: TEKNIK Wawancara

Teknik Wawancara Kerja

Wawancara Kerja Tradisional

Teknik ini menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka yang lebih mengklarifikasikan apa yang ditulis dalam surat lamaran dan CV pelamar.

Pertanyaan-pertanyaan Dalam Wawancara Kerja Tradisional

• Bagaimana anda menggambarkan diri anda sendiri?
• Apa kelebihan dan kelemahan yang anda miliki?
• Dimana anda ingin berada dalam 5 atau 10 atau 15 tahun lagi?
• Apa yang anda inginkan dalam hidup anda?
• Pernahkah anda mempunyai konflik dengan pimpinan atau pengajar anda?
• Apa alasan perusahaan kami menggaji anda?
• Bagaimana anda menggambarkan pekerjaan impian anda?
• Apakah anda memilih bekerja pada pencarian informasi atau dengan bekerjasama dengan orang-orang?
• Criteria apakah yang harus dimiliki untuk menjadi pimpinan yang sukses?
• Apakah latar belakang pendidikan anda mempersiapkan anda pada jabatan yang anda inginkan?
• Berapa banyak pelatihan yang akan anda ikuti untuk meningkatkan kualitas kerjamu?
• Kenapa IPK anda tidak terlalu tinggi?
• Apa saja prestasi yang pernah anda raih pada pekerjaan yang terdahulu/ketika sekolah?
• Apa tugas-tugas anda pada pekerjaan yang lalu?
• Darimana anda mengetahui perusahaan ini?
• Mengapa anda tertarik untuk bekerja di perusahaan ini?
• Jika anda diterima bekerja untuk jabatan ini, apa yang akan anda
• Apa itu professionalisme menurut anda?
• Apa itu teamwork menurut anda?
• Apa hoby anda?

Wawancara Kerja Behavioral

Teknik ini didasarkan pada teori bahwa “performance” (kinerja) di masa indicator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di masa mendatang.

Pertanyaan-pertanyaan Dalam Wawancara Kerja Behavioral

S-T-A-R atau S-A-R atau P-A-R

• Situation or Problem or Task
• Action
• Result

1. Ceritakan pada kami kapan anda mengalami suatu situasi yang sangat tidak menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar dari situasi tersebut?
2. Ceritakan pada kami bagaimana anda menyakinkan klien anda ketika anda melakukan presentasi?
3. Coba anda ceritakan bagaimana anda mengatasi situasi dimana anda harus melakukan banyak tugas dan anda harus membuat prioritas tugas mana yang harus didahulukan.?
4. Bisakah anda ceritakan keputusan apa yang paling sulit anda buat dalam setahun terakhir ini? Mengapa demikian?
5. Ceritakan mengapa team anda gagal mencapai target pada tahun sebelumnya dan bagaimana anda memotivasi team tersebut sehingga dapat meraih sukses di tahun berikutnya?
6. Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?
7. Bisakah anda ceritakan suatu kejadian dimana anda mencoba untuk menyelesaikan suatu tugas dan ternyata gagal?
8. Ceritakan apa yang anda lakukan ketika dipaksa membuat suatu aturan yang tidak menyenangkan bagi karyawan tetapi menguntungkan bagi perusahaan.

HOT TIPS Wawancara #1: Wawancara Kerja & Tahapannya

Wawancara Kerja

Interviewer: Orang yang mewancarai

Interviewee: Orang diwawancarai

Recruiter: Petugas rekrutmen dan seleksi

Wawancara Kerja: Salah satu instrumen yang biasa digunakan dalam proses penyeleksian calon karyawan dalam perusahaan.

Tujuan Wawancara

1. Untuk mengetahui kepribadian pelamar

2. Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan

3. Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan

4. Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pelamar-pelamar yang layak untuk diberikan penawaran kerja.

Jenis Wawancara Kerja

ü Wawancara Seleksi (Screening Interview)

ü Wawancara Telepon (Telephone Interview)

ü Wawancara di Kampus/Sekolah (On-Campus Interview)

ü Wawancara di Pameran Kerja (Job Fair Interview)

ü Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview)

ü Wawancara Kelompok (Panel or group Interview)

ü Wawancara Kasus (Case Interview)

Tahapan Dalam Wawancara Kerja

Persiapan :

• Menghimpun spesifikasi dan atau uraian pekerjaan pelamar dan mempelajarinya
• Menghimpun dan mempelajari profil pribadi calon yang ideal, seperti pengetahuan, keterampilan, pengalaman, unsur intelektual, kepribadian, motivasi, kualitas fisik, disposisi dan lingkungan
• Merencanakan wawancara, seperti menyiapkan informasi yang akan ditanyakan, jenis pertanyaan dan bagaimana cara menilai pelamar

Pelaksanaan:

• Melakukan saling perkenalan dan menjelaskan secara ringkas tentang gambaran perusahaan
• Menjelaskan jenis dan syarat-syarat pekerjaan yang akan dilakukan pelamar kalau nantinya mereka diterima oleh perusahaan
• Mengajukan pertanyaan, mendengarkan, merespon jawaban dan mengobservasi selama wawancara
• Selama wawancara sikap pewawancara hendaknya berlaku sebagai pendengar yang baik, memperhatikan bahasa tubuh pelamar, menggunakan pertanyaan yang efisien dan efektif, mencegah bias hallo dan contrast effect, serta tidak mengarahkan pertanyaan
• Tidak mendominasi wawancara, sebaliknya memberi kesempatan kepada pelamar untuk menyampaikan informasi dengan bebas.

Evaluasi:

• Penyusunan fakta
• Memeriksa kecocokan informasi tentang pelamar
• Memperoleh kesan tentang pelamar
• Mengetahui kemampuan pelamar mengembangkan diri
• Menganalisis kecenderungan pelamar untuk mengembangkan dirinya di tempat pekerjaan yang baru
• Menilai pola piker dan pengembangan diri pelamar
• Menilai kecocokan atau ketidakcocokan pelamar sebagai karyawan
• Menilai suasana proses wawancara, apakah bersuasana tegang dan mengarah pada bias personal atau tidak

Cara Menulis Surat Lamaran yang BENAR

Mengorganisasikan Surat Lamaran

Sebelum Anda mengirimkan sebuah surat lamaran ada baiknya bila Ada melakukan pencatatan agar surat yang Anda kirim dapat diketahui (mampu telusur) kapan surat itu dikirim, kepada Perusahaan apa dan dimana, serta untuk posisi apa. Hal ini akan memudahkan bagi Anda untuk mengevaluasi keberhasilan serta mempersiapkan tahapan selanjutnya apabila datang undangan wawancara atau dalam melakukan tindak lanjut terhadap surat lamaran yang telah anda kirimkan.

Hal yang lebih penting lagi adalah bila tiba-tiba Anda tersadar, bahwa Anda telah mengirimkan surat lamaran kepada Salah Satu Perusahaan yang dipimpin oleh Istri Atasan Anda? Bukankah ini suatu berkah (atau musibah)?

Sekali lagi, buatlah daftar surat yang telah anda kirimkan dan daftar kontak, seperti halnya daftar inventaris. Buatlah salinan dan disimpan dalam folder yang setiap saat mudah ditemukan (softcopy atau hardcopy).

Hal-hal yang harus benar-benar Anda persiapkan dan perhatikan:

1. Nama Perusahaan
2. Alamat Perusahaan
3. Kepada siapa surat itu ditujukan
4. Apakah Anda tahu benar tentang perusahaan tersebut? (Cari tahulah lebih banyak sebelum menyesal dan membuang percuma waktu Anda)
5. Apakah benar-benar tertarik pada posisi yang ditawarkan atau hanya sekedar ‘test case’ saja?

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan Surat Lamaran

• Ikuti aturan format dan penulisan ‘standard business letter’
• Buatlah surat yang menarik minat pembaca surat agar segera menghubungi anda begitu selesai membacanya atau paling tidak membuat catatan pada surat lamaran Anda bahwa Anda akan dipertimbangkan sebagai KANDIDAT
• Perhatikan cara penulisan dan tata bahasa yang benar.
• Tulislah dengan menggunakan Ms Office Word
• Print out dengan mengunakan ink-jet dan kertas dengan berat antara 80 s/d 120 gram per meter persegi (GSM, 80gsm), warna putih terang. Sehingga surat lamaran Anda benar-benar terlihat ekslusive.
• Tanda tangan asli
• Singkat, padat dan jelas yang menerangkan keinginan Anda untuk dapat berbuat lebih bagi perusahaan dan memberikan nilai tambah bagi organisasi
• Kalimat penutup yang menyatakan bahwa Anda ingin sekali mendapatkan respond atas surat lamaran yang Anda kirimkan tersebut. ”Looking forward to your kind advised on this opportunity”.
• Isi Surat lamaran yang bernada Sopan, ramah dan penuh antusias.

Bagaimanakah cara terbaik merespon iklan lowongan kerja?

1. Gunting iklan tersebut dan buatlah kliping. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui trend kebutuhan dari berbagai perusahaan, sekaligus memudahkan Anda untuk melakukan tracking.
2. Bacalah berulang-ulang untuk tahu maksud kebutuhan perusahaan tersebut sehingga memudahkan Anda dalam membuat surat lamaran, Resume atau CV.
3. Surat lamaran hendaknya merupakan jawaban atas iklan lowongan pekerjaan. Dari sinilah pembaca akan mengetahui apakah Anda cukup cermat dan qualified untuk posisi tersebut.
4. Dengan membaca lebih cermat, Anda tahu betul apa kebutuhan perusahaan itu dan syarat-syarat apa yang diharuskan (seperti: CV = 2 lembar dan tidak boleh lebih besar dari 154kb..., dibutuhkan untuk Tenaga Kontrak, diluar pulau, posisi remote, memiliki kendaraan sendiri.. dst.)
5. Singkat, Jelas dan Menarik minat untuk dibaca dan yang penting ditindak lanjuti segera oleh pencari pekerja (recruiter)
6. Kecuali diminta dengan tegas, tuliskan berapa gaji yang adan inginkan. Bila tidak cukup tidak Anda tulis atau Anda katakan akan dibicarakan saat interview.
7. Dalam Surat Lamaran, Anda harus dengan jelas menyebutkan apa yang membuat Anda lebih khusus dan memberikan nilai tambah bagi pencari pekerja untuk mempertimbangkan Anda; Skill, Pengalaman, Penghargaan, Pencapaian dan hal-hal khusus lainnya.
8. Straightforward. Pasti. Bisnis adalah untuk menghasilkan keuntungan yang lebih besar, dan Anda adalah orang yang dicari untuk menambahkan digit itu.
9. Ingatlah, bahwa SURAT LAMARAN Anda adalah kunci menuju pintu selanjutnya yaitu bertemu dengan pencari pekerja. Interview.

Interview Appreciation Letter

Setelah Anda melakukan Interview adalah wajib hukumnya bagi Anda untuk mengirim surat (email) yang menyatakan ucapan TERIMA KASIH dan sekaligus menegaskan keinginan Anda untuk mendapatkan peluang masuk kedalam tahapan berikutnya (proses seleksi).

Formatnya:

• Tuangkan rasa apresiasi kepada pewawancara dan perusahaan yang telah memeberikan waktu dan kesempatan sebagai rasa bangga dan terima kasih.
• Tulis tanggal interview, nama pewawancara, Perusahaan beserta Alamat dengan benar.
• Bila perlu ajukan pertanyaan bila ‘benar-benar penting dengan cara yang bijak pandai’ yang belum dijawab atau belum sempat ditanyakan pada saat Anda Interview.
• Ekpresikan sikap antusias Anda bahwa Andalah orang yang tepat untuk dipilih, sekaligus mengantisipasi apapun hasil yang akan diputuskan oleh hasil wawancara.

Letter Of Acknowledgement

Begitu Anda menerima surat penawaran, adalah wajib sesegera mungkin dalam hari yang sama merespon penawaran tersebut, meski belum memberikan jawaban’YA’ atau ’TIDAK’ atas tawaran tersebut.

Formatnya:

• Menuliskan bahwa Anda telah menerima surat penawaran tersebut tanggal…
• Ekspresikan apresiasi Anda sebagai rasa syukur dan terima kasih.
• Beritahukan dengan TEGAS kapan Anda bisa memutuskan ’Ya atau Tidaknya’ atas penawaran tersebut (namun akan lebih baik tidak lebih dari 3 hari setelah surat atau Email itu sampai ketanggan Anda).

Letter of Acceptance

Sesaat Anda telah menentukan pilihan untuk menerima tawaran tersebut, bersegeralah menelpon atau mengirimkan Email sebagai tanda persetujuan Anda.

Formatnya:

• Bisa berupa email atau berbicara lewat telepon.
• Lakukan konfirmasi dengan menyebutkan secara jelas kapan Anda akan bergabung, berapa gaji yang Anda setujui (termasuk jenis tunjangan dan detail lainnya), nama atasan Anda (ditempat yang baru tersebut), kemudian mintalah perusahaan tersebut untuk mengkonfirmasi ulang. Hal ini sangatlah penting.
• Katakan apresiasi dan rasa terima kasih Anda secara specific kepada orang yang Anda temui dan membantu Anda pada proses seleksi tersebut.
• Tanyakan hal-hal yang belum jelas berkaitan dengan tindak lanjut bagi proses selanjutnya.

Letter of Declination

Meskipun Anda tidak bisa menerima tawaran untuk bergabung karena alasan tidak adanya kesepakatan atau mungkin setelah Anda pertimbangkan masak-masak Anda memilih pilihan lain, tidak ada salahnya Anda memberikan konfirmasi sesegera mungkin sehingga akan memudahkan bagi pihak Perusahaan yang menawarkan posisi tadi untuk bergerak kepada kandidat yang lain. Untuk hal ini lebih baik Anda lakukan dengan cara tertulis, kemudian dilanjutkan dengan menelpone perusahaan tersebut.

Membangun networking dan nama baik adalah hal yang utama pada jaman sekarang ini.

Bersikaplah terhormat dan menghormati, dengan kesantunan dan kerendahan hati, justru akan membuat diri Anda bernilai lebih dimata perusahaan tersebut.

Cover Letter Outline

1st Paragraph:

Menceritakan dari mana (bagaimana) Anda mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan dan mengapa Anda melamar posisi tersebut.

2nd Paragraph:

• Ceritakan dua qualifikasi yang paling berhubungan erat dengan persyaratan lowongan pekerjaan tersebut.
• Mengapa Anda tertarik untuk pekerjaan tersebut?
• Ungkapkan ekspresi ketertarikan Anda untuk memberikan lebih dan menjadikan diri Anda sebagai sosok yang paling diperhitungkan sebagai kandidat.

3rd Paragraph:

• Buatlah penutup yang menyatakan keinginan Anda untuk dapat bertemu dan melakukan wawancara untuk menceritakan lebih rinci lagi tentang hal-hal positif dan bernilai bagi Perusahaan tersebut.
• Mintalah waktu pemberitahuan untuk bertemu wawancara paling tidak satu minggu sebelum hari ‘H’.
• Tutuplah dengan kata-kata yang bersemangat dan santun. Seperti: with great enthusiasm atau Sincerely… diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap (jelas terbaca menggunakan huruf capital).