Cara Menulis Surat Lamaran yang BENAR

Mengorganisasikan Surat Lamaran

Sebelum Anda mengirimkan sebuah surat lamaran ada baiknya bila Ada melakukan pencatatan agar surat yang Anda kirim dapat diketahui (mampu telusur) kapan surat itu dikirim, kepada Perusahaan apa dan dimana, serta untuk posisi apa. Hal ini akan memudahkan bagi Anda untuk mengevaluasi keberhasilan serta mempersiapkan tahapan selanjutnya apabila datang undangan wawancara atau dalam melakukan tindak lanjut terhadap surat lamaran yang telah anda kirimkan.

Hal yang lebih penting lagi adalah bila tiba-tiba Anda tersadar, bahwa Anda telah mengirimkan surat lamaran kepada Salah Satu Perusahaan yang dipimpin oleh Istri Atasan Anda? Bukankah ini suatu berkah (atau musibah)?

Sekali lagi, buatlah daftar surat yang telah anda kirimkan dan daftar kontak, seperti halnya daftar inventaris. Buatlah salinan dan disimpan dalam folder yang setiap saat mudah ditemukan (softcopy atau hardcopy).

Hal-hal yang harus benar-benar Anda persiapkan dan perhatikan:

1. Nama Perusahaan
2. Alamat Perusahaan
3. Kepada siapa surat itu ditujukan
4. Apakah Anda tahu benar tentang perusahaan tersebut? (Cari tahulah lebih banyak sebelum menyesal dan membuang percuma waktu Anda)
5. Apakah benar-benar tertarik pada posisi yang ditawarkan atau hanya sekedar ‘test case’ saja?

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan Surat Lamaran

• Ikuti aturan format dan penulisan ‘standard business letter’
• Buatlah surat yang menarik minat pembaca surat agar segera menghubungi anda begitu selesai membacanya atau paling tidak membuat catatan pada surat lamaran Anda bahwa Anda akan dipertimbangkan sebagai KANDIDAT
• Perhatikan cara penulisan dan tata bahasa yang benar.
• Tulislah dengan menggunakan Ms Office Word
• Print out dengan mengunakan ink-jet dan kertas dengan berat antara 80 s/d 120 gram per meter persegi (GSM, 80gsm), warna putih terang. Sehingga surat lamaran Anda benar-benar terlihat ekslusive.
• Tanda tangan asli
• Singkat, padat dan jelas yang menerangkan keinginan Anda untuk dapat berbuat lebih bagi perusahaan dan memberikan nilai tambah bagi organisasi
• Kalimat penutup yang menyatakan bahwa Anda ingin sekali mendapatkan respond atas surat lamaran yang Anda kirimkan tersebut. ”Looking forward to your kind advised on this opportunity”.
• Isi Surat lamaran yang bernada Sopan, ramah dan penuh antusias.

Bagaimanakah cara terbaik merespon iklan lowongan kerja?

1. Gunting iklan tersebut dan buatlah kliping. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui trend kebutuhan dari berbagai perusahaan, sekaligus memudahkan Anda untuk melakukan tracking.
2. Bacalah berulang-ulang untuk tahu maksud kebutuhan perusahaan tersebut sehingga memudahkan Anda dalam membuat surat lamaran, Resume atau CV.
3. Surat lamaran hendaknya merupakan jawaban atas iklan lowongan pekerjaan. Dari sinilah pembaca akan mengetahui apakah Anda cukup cermat dan qualified untuk posisi tersebut.
4. Dengan membaca lebih cermat, Anda tahu betul apa kebutuhan perusahaan itu dan syarat-syarat apa yang diharuskan (seperti: CV = 2 lembar dan tidak boleh lebih besar dari 154kb..., dibutuhkan untuk Tenaga Kontrak, diluar pulau, posisi remote, memiliki kendaraan sendiri.. dst.)
5. Singkat, Jelas dan Menarik minat untuk dibaca dan yang penting ditindak lanjuti segera oleh pencari pekerja (recruiter)
6. Kecuali diminta dengan tegas, tuliskan berapa gaji yang adan inginkan. Bila tidak cukup tidak Anda tulis atau Anda katakan akan dibicarakan saat interview.
7. Dalam Surat Lamaran, Anda harus dengan jelas menyebutkan apa yang membuat Anda lebih khusus dan memberikan nilai tambah bagi pencari pekerja untuk mempertimbangkan Anda; Skill, Pengalaman, Penghargaan, Pencapaian dan hal-hal khusus lainnya.
8. Straightforward. Pasti. Bisnis adalah untuk menghasilkan keuntungan yang lebih besar, dan Anda adalah orang yang dicari untuk menambahkan digit itu.
9. Ingatlah, bahwa SURAT LAMARAN Anda adalah kunci menuju pintu selanjutnya yaitu bertemu dengan pencari pekerja. Interview.

Interview Appreciation Letter

Setelah Anda melakukan Interview adalah wajib hukumnya bagi Anda untuk mengirim surat (email) yang menyatakan ucapan TERIMA KASIH dan sekaligus menegaskan keinginan Anda untuk mendapatkan peluang masuk kedalam tahapan berikutnya (proses seleksi).

Formatnya:

• Tuangkan rasa apresiasi kepada pewawancara dan perusahaan yang telah memeberikan waktu dan kesempatan sebagai rasa bangga dan terima kasih.
• Tulis tanggal interview, nama pewawancara, Perusahaan beserta Alamat dengan benar.
• Bila perlu ajukan pertanyaan bila ‘benar-benar penting dengan cara yang bijak pandai’ yang belum dijawab atau belum sempat ditanyakan pada saat Anda Interview.
• Ekpresikan sikap antusias Anda bahwa Andalah orang yang tepat untuk dipilih, sekaligus mengantisipasi apapun hasil yang akan diputuskan oleh hasil wawancara.

Letter Of Acknowledgement

Begitu Anda menerima surat penawaran, adalah wajib sesegera mungkin dalam hari yang sama merespon penawaran tersebut, meski belum memberikan jawaban’YA’ atau ’TIDAK’ atas tawaran tersebut.

Formatnya:

• Menuliskan bahwa Anda telah menerima surat penawaran tersebut tanggal…
• Ekspresikan apresiasi Anda sebagai rasa syukur dan terima kasih.
• Beritahukan dengan TEGAS kapan Anda bisa memutuskan ’Ya atau Tidaknya’ atas penawaran tersebut (namun akan lebih baik tidak lebih dari 3 hari setelah surat atau Email itu sampai ketanggan Anda).

Letter of Acceptance

Sesaat Anda telah menentukan pilihan untuk menerima tawaran tersebut, bersegeralah menelpon atau mengirimkan Email sebagai tanda persetujuan Anda.

Formatnya:

• Bisa berupa email atau berbicara lewat telepon.
• Lakukan konfirmasi dengan menyebutkan secara jelas kapan Anda akan bergabung, berapa gaji yang Anda setujui (termasuk jenis tunjangan dan detail lainnya), nama atasan Anda (ditempat yang baru tersebut), kemudian mintalah perusahaan tersebut untuk mengkonfirmasi ulang. Hal ini sangatlah penting.
• Katakan apresiasi dan rasa terima kasih Anda secara specific kepada orang yang Anda temui dan membantu Anda pada proses seleksi tersebut.
• Tanyakan hal-hal yang belum jelas berkaitan dengan tindak lanjut bagi proses selanjutnya.

Letter of Declination

Meskipun Anda tidak bisa menerima tawaran untuk bergabung karena alasan tidak adanya kesepakatan atau mungkin setelah Anda pertimbangkan masak-masak Anda memilih pilihan lain, tidak ada salahnya Anda memberikan konfirmasi sesegera mungkin sehingga akan memudahkan bagi pihak Perusahaan yang menawarkan posisi tadi untuk bergerak kepada kandidat yang lain. Untuk hal ini lebih baik Anda lakukan dengan cara tertulis, kemudian dilanjutkan dengan menelpone perusahaan tersebut.

Membangun networking dan nama baik adalah hal yang utama pada jaman sekarang ini.

Bersikaplah terhormat dan menghormati, dengan kesantunan dan kerendahan hati, justru akan membuat diri Anda bernilai lebih dimata perusahaan tersebut.

Cover Letter Outline

1st Paragraph:

Menceritakan dari mana (bagaimana) Anda mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan dan mengapa Anda melamar posisi tersebut.

2nd Paragraph:

• Ceritakan dua qualifikasi yang paling berhubungan erat dengan persyaratan lowongan pekerjaan tersebut.
• Mengapa Anda tertarik untuk pekerjaan tersebut?
• Ungkapkan ekspresi ketertarikan Anda untuk memberikan lebih dan menjadikan diri Anda sebagai sosok yang paling diperhitungkan sebagai kandidat.

3rd Paragraph:

• Buatlah penutup yang menyatakan keinginan Anda untuk dapat bertemu dan melakukan wawancara untuk menceritakan lebih rinci lagi tentang hal-hal positif dan bernilai bagi Perusahaan tersebut.
• Mintalah waktu pemberitahuan untuk bertemu wawancara paling tidak satu minggu sebelum hari ‘H’.
• Tutuplah dengan kata-kata yang bersemangat dan santun. Seperti: with great enthusiasm atau Sincerely… diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap (jelas terbaca menggunakan huruf capital).